Organiser son box de stockage pour ses archives de bureau : les bonnes pratiques
- Mon Box
- 3 févr.
- 3 min de lecture
Quand on gère une entreprise, les archives s’accumulent vite : factures, contrats, fiches de paie, documents administratifs… Et quand l’espace vient à manquer dans les locaux, un box de stockage en dehors de l'entreprise devient une solution évidente. Mais pour que ce stockage soit efficace, il ne suffit pas d’empiler des cartons au hasard. Voici comment bien organiser son box de stockage pour y retrouver ses documents en un clin d’œil, sans perdre de temps ni d’espace.
Pour rappel, Mon Box, vous propose ses box d'archives sur trois sites de stockage en Ardèche et dans la Drôme : Aubenas, Rochemaure et Montélimar.
Un tri préalable pour ne garder que l’essentiel
Avant même de remplir votre box, faites un tri rigoureux. Tous les documents n’ont pas la même durée de conservation légale : certaines factures doivent être gardées 10 ans, d’autres 5 ans, et certains documents peuvent être numérisés et détruits. Une fois ce tri effectué, classez vos archives par catégorie (comptabilité, ressources humaines, contrats clients, etc.) et par ordre chronologique. Utilisez des boîtes d’archives solides, de préférence avec un couvercle rabattable pour protéger les documents de la poussière et de l’humidité. Les experts recommandent d’opter pour des cartons d’au moins 500g/m², et d’étiqueter chaque boîte de manière claire : période, type de documents, service concerné. Une étiquette précise évite de devoir ouvrir dix cartons pour trouver un dossier !
Rayonnages et accessibilité : optimiser l’espace et le temps
Pour gagner de la place et faciliter l’accès, installez des rayonnages métalliques dans votre box. Ces structures modulables permettent de ranger les boîtes en hauteur, tout en laissant une allée centrale pour circuler. Placez les archives les plus récentes ou les plus consultées à l’avant et à hauteur de main, et les plus anciennes au fond et en bas. L’idée est de ne jamais avoir à déplacer cinq cartons pour en atteindre un sixième ! Si vous avez vesoin de rayonnage pour équiper voter box d'archives, appelez-nous, nous pourrons vous aider et vous conseiller.
Des contenants adaptés pour un rangement malin
Tous les cartons ne se valent pas. Pour les dossiers consultés régulièrement, des boîtes à tiroir coulissant sont idéales : elles permettent d’accéder au contenu sans tout déballer. Pour les archives moins utilisées, des caisses empilables en plastique transparent (avec couvercle) sont pratiques, car elles protègent des intempéries et laissent voir le contenu d’un coup d’œil. Pensez aussi aux classeurs suspendus pour les dossiers courants, et aux chemises de couleur pour un repérage visuel rapide.
Une organisation qui évolue avec vos besoins
Un box d'archives bien organisé est un box qui s’adapte. Si votre volume d’archives augmente, optez pour des rayonnages évolutifs, que vous pourrez compléter au fil du temps. Autre astuce : laissez un espace vide pour les futures archives, et prévoyez des visites régulières pour faire le point, trier les documents périmés et réorganiser si nécessaire. Un inventaire mis à jour tous les six mois évite l’effet ‘fouillis’ et permet de libérer de la place.
Sécurité et conditions de stockage : ne rien laisser au hasard !
Enfin, assurez-vous que votre box est bien isolé, sec et sécurisé. Justement, chez Mon Box, nous vous garantissons ces 3 points :
des box bien isolés,
des box secs,
des box sécurisés !
Les documents papier craignent l’humidité, la chaleur et la lumière directe. Chez Mon Box, nous le savons et c'est pourquoi nous proposons des box parfaitement entretenus et garantissant des conditions optimales de stockage.
Besoin d'un box de stockage pour vos archives de bureau à Aubenas, Montélimar ou Rochemaure ? Appelez un conseiller Mon Box :
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